บันทึกภายใน · BI & Operations
ยังไม่ต้องตอบอะไรตอนนี้ บันทึกนี้เขียนเพื่อให้เห็นภาพก่อนว่าโครงการนี้ทำอะไร และบริษัทจะได้อะไรกลับมา ส่วนที่ยังติดอยู่และอยากขอให้ช่วย อยู่สองข้อท้ายบันทึก รายละเอียดค่อยตัดสินร่วมกันในการคุยรอบเดียว
ทีม BI กำลังทำให้ผู้บริหารและหัวหน้าทีมถามตัวเลขยอดขายและกำไรได้เอง โดยไม่ต้องรอให้ใครทำรายงานให้เป็นครั้ง ๆ
ตัวระบบพร้อมแล้ว และยอดรวมทั้งบริษัทถูกต้อง สองหัวข้อถัดไปคือภาพว่าใช้งานจริงจะเป็นอย่างไร และบริษัทได้อะไรกลับมา
มีอยู่สองเรื่องที่ยังติดและต้องอาศัยฝ่ายบัญชีช่วยตัดสิน อยู่ในข้อ 04 และ 05 ท้ายบันทึกนี้ ไม่ใช่งานหนัก แต่เป็นงานที่ฝั่ง BI ทำแทนไม่ได้
บริษัทมีบอทไลน์ที่ใช้งานอยู่แล้วสำหรับงานเอกสาร การเพิ่มให้ถามตัวเลขยอดขายและกำไรได้ เป็นการต่อยอดจากตัวเดิม ไม่ใช่ระบบใหม่
ยังไม่ได้ทำ เพราะรอให้ข้อมูลต้นทางเรียบร้อยก่อน ถ้าเปิดให้ถามตอนนี้ คำตอบที่ได้จะผิด คือขาดยอด 1,111,229 บาทที่ไม่มีรหัสร้านตามข้อ 05 และมีค่าใช้จ่ายที่ยังไม่รู้ฝั่งอีก 1,689,165.76 บาทตามข้อ 04
พูดอีกแบบคือ ปลายทางนี้ไม่ได้ติดที่เทคโนโลยี แต่ติดที่ข้อมูลต้นทาง ถ้าฝ่ายบัญชีช่วยปิดสองเรื่องนั้นได้ ส่วนที่เหลือเป็นงานของทีม BI
เรื่องนี้ ไม่ได้เริ่มจากศูนย์ ทีมบัญชีให้รายการมาแล้วเมื่อ 1 กันยายน 2026 รวม 113 บัญชี และแดชบอร์ดกำไรขาดทุนใช้รายการนี้แยกหน้าบ้านกับหลังบ้านอยู่จริงทุกวันนี้
สิ่งที่ขอ คือปิดสามช่องที่ยังค้าง เพื่อให้รายการชุดนี้ไม่เพี้ยนและไม่เก่าลงเรื่อย ๆ
ทำไมต้องเป็นรายการ ไม่ใช่กฎจากเลขบัญชี ถ้าใช้กฎง่าย ๆ ว่า 520xxx คือหน้าบ้าน จะผิดทันทีสองบัญชี คือ 520001 เงินเดือน-ขาย และ 520011 ค่าคอมมิชชั่น ซึ่งจริง ๆ อยู่หลังบ้าน วัดจากข้อมูลจริงเดือนเมษายนถึงสิงหาคม 2026 กฎแบบนั้นทำให้เงินไปผิดฝั่งเดือนละ 582,000 ถึง 1,550,000 บาท หรือ 3.1% ถึง 8.9% ของฝั่งหน้าบ้าน
| # | สิ่งที่พบ | ขนาด | ทำให้เกิดอะไร |
|---|---|---|---|
| 1 | เอกสารขายหน้าร้าน งานองค์กร และงานแชท ไม่มีรหัสร้าน | 48 ใบ 1,111,229 บาท |
รายงานแยกตามร้านขาดเงินก้อนใหญ่ที่สุดไปเงียบ ๆ ทั้งที่ยอดรวมยังถูก |
| 2 | สินค้าจริงบางรายการ ไม่มีหมวดสินค้า | 45 บรรทัด | รายงานแยกตามหมวดสินค้าทิ้งรายการเหล่านี้ออกไป |
| 3 | บรรทัด ค่าส่งและส่วนลดถูกใส่ชื่อแบรนด์ ทั้งที่ไม่ใช่สินค้า | 1,021 บรรทัด | ยอดแยกตามแบรนด์เพี้ยน และเพี้ยนแบบมองไม่ออกเพราะยอดรวมยังกระทบยอดได้ |
| 4 | ยังไม่มีรายการ รหัสพนักงานขายทางการ | ยังไม่ได้นับ | แยกไม่ออกว่ารหัสไหนใช้จริง รหัสไหนตกค้างจากของเก่า |
| 5 | รหัสพนักงานขายหนึ่งรหัส ปรากฏอยู่สองแผนก | 1 รหัส | ยอดของแผนกใดแผนกหนึ่งผิด และกระทบการปันค่าใช้จ่ายตามแผนกในข้อ 04 |
| 6 | ผู้ติดต่อสองราย มีประเภทที่ไม่ตรงกับที่ใช้จริง | 2 ราย | จัดกลุ่มลูกค้าในรายงานผิด |
ข้อ 5 เกี่ยวโดยตรงกับเรื่องหลักในข้อ 02 เพราะแผนกคือมิติที่ใช้ปันค่าใช้จ่าย ถ้ารหัสยังซ้อนกันอยู่ ต่อให้ยืนยันฝั่งบัญชีครบแล้วก็ยังปันผิด
ขอเวลาคุยหนึ่งรอบประมาณ 30 นาที เพื่อตัดสินร่วมกันว่าแต่ละข้อจะเอาอย่างไร ผมจะเตรียมทางเลือกไว้ให้ล่วงหน้าทุกข้อ เพื่อให้เลือกได้เลยโดยไม่ต้องคิดใหม่ทั้งหมด
การแก้ข้อมูลจริงในระบบจะไม่เริ่มจนกว่าจะตกลงกันเรียบร้อย และทุกครั้งที่แก้จะแจ้งเลขเอกสารกับยอดให้ตรวจก่อนเสมอ